2009/03/20

私のメール環境とメール整理方法を公開してみる、連載その1

<下書きレベルですが、公開してます。あしからず>

朝、起きて、まずはじめにすることがPCの立ち上げ。
出勤して自分のデスクに座って、はじめにすることもPCの立ち上げ。

そういう人にとって、一番使うアプリケーションは?と聞かれたら、たいていの場合は、メーラーと答えるのではないでしょうか。

今や、ちょっとした打ち合わせのアポとりから、スケジュール確認、議事録の確認依頼、添付資料の送付などなど、本当にいろいろなことがメールを介してやりとりされている時代だと感じます。

そんななか、少しでも効率的にメールをさばきたい、メールを読む時間はしかたないが読んだメールを整理することには時間をとられたくない、過去のメールをとっておくとメーラーが重くなる・・・けど捨てられないので仕方なくとってある、PCがいかれた時に一緒にメールデータもお亡くなりになった、会社のメルアドやプライベートのメルアド、ヤフオクやるためのメルアド、自宅プロバイダのメルアドなどなど、メルアドがいっぱいあってわけわからん、という人のために、私のメール環境とメール整理方法をもとに、環境の作り方から整理方法まで少しづつ公開していこうと思います。

ゴールは、「自分のメール一切をGmailで管理しつつ、会社にいるときは今まで使ってきたOutlookを利用する。ただし、OutlookをGmail的な思想で使えるようになること。

連載前に、まずはレジュメを。

1.準備編(データがないとはじまらない)
implements Runnable: 私のメール環境とメール整理方法を公開してみる、連載その2

2.Gmailに慣れる編
 1)検索してみる
  人によっては、過去10年分ぐらいのメールをとってあるってこともあるんじゃないでしょうか。
  Gmailは検索が基本。簡単な検索スキルがあれば10年分のメールも怖くない。

 2)フィルタしてみる
  メールの自動振り分けのことを、フィルタと呼びます。
  会社の重要な人からのメールは受信したと同時に携帯に転送するとか、
  受信したメールにラベルを付けたりしてみよう。
  (ラベルとは他のメーラーで言うフォルダのようなもの)

 3)キーボード操作してみる
  1日に見るメールの量が50通前後になる人であれば、マウスを持つのは止めましょう。
  キーボードでサクサクとメールをさばくために、最低限必要なキーボード操作を伝授します。

3.「受信トレイは空っぽに」の実現
 1)メールを開いて、読んで、アーカイブ。気になったらスター。
 2)フォルダは作らない。ラベルを付けるだけ。
 3)ラベルとスターの組み合わせで便利に使ってみる
  たとえば、メールで何度か往復してやりとりしていることってないだろうか。
  要返信のメールに対して、返信した瞬間に相手の返信を待つという状態になる。
  要返信状態だろうが相手からの返信待ち状態だろうが、タスクが続いていることには
  変わりない。
  そういうメールにはたとえば、Chatラベルを付けるようにする。
  で、要返信ならスター、相手からの返信待ちならunスター。
  そうすることで、要返信リストができあがるし、返信待ちなのに、しばらく相手からの返信が来ていないメールもわかりやすくなる。
  で、クイックリンクとしてgChatとでもしておけば、いつでも確認できる。

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